Mensen hebben zich nu aangepast aan de nieuwe realiteit waarin videobellen en vergaderen de norm is geworden. Apps zoals Zoom zijn in de loop van de weken gestabiliseerd na het toevoegen van nieuwe beveiligingsmaatregelen en functies. Een interessante functie die mijn aandacht trok, waren de breakout rooms. Een deel van de reden is dat geen enkele andere app voor videobellen dit op dit moment biedt.
Met brainstormruimten kan de gastheer een vergadering opdelen in kleinere ruimten en deelnemers aan elke ruimte toewijzen. Deelnemers in aparte virtuele ruimtes houden de discussies en chats apart. Er is geen overlap die de gastheer de broodnodige geestelijke gezondheid geeft. Stel je voor dat de marketing-, ontwerp- en financiële teams tegelijkertijd praten. Dat wil je niet.
Met breakout rooms kun je alle deelnemers tegelijk uitnodigen, maar verdeel ze in verschillende kamers. Houd relevante deelnemers en daarmee gesprekken bij elkaar. Heeft veel zin. Het verbaast me waarom Zoom-concurrenten zoals Google Meet niet iets soortgelijks hebben uitgebracht.
Laten we meer te weten komen over brainstormruimten, hoe ze werken en al het andere dat u hierover moet weten.
Beschikbaarheid per platform en abonnement
Breakoutruimten zijn standaard uitgeschakeld. U moet het handmatig inschakelen om het tijdens gesprekken te gebruiken. De functie kan alleen worden ingeschakeld in de desktop-app. Smartphone-gebruikers kunnen deelnemen aan brainstormruimten omdat deze wordt beheerd door de host, maar ze kunnen ze niet maken.
Een beetje beperkend om te zien hoeveel mensen tegenwoordig mobiele telefoons gebruiken om te communiceren. Aan de positieve kant is de breakout rooms-functie beschikbaar in het gratis abonnement, wat genereus is als je ziet dat niemand anders deze handige functie zelfs maar aanbiedt.
Breakoutruimtes inschakelen in Zoom
U moet inloggen op de Zoom-site op internet om de functie in te schakelen. Dat is nogal vreemd hoe alleen desktopgebruikers deze kamers kunnen maken.
Je kunt maximaal 50 brainstormruimten maken met een limiet van 200 deelnemers per Zoom-gesprek, maar het aantal kan verschillen (zie de schermafbeelding hierboven). Ik denk dat dat meer dan genoeg zou moeten zijn voor de meeste teams, vooral voor het MKB en startups, waar het aantal afdelingen meestal minder dan 20-50 is.
Open de site, log in met je ID, social media of SSO en klik op Mijn Account.
Klik op Instellingen > Vergadering en selecteer vervolgens In Meeting (Advanced) menu-optie om de Breakout room-instelling te vinden.
Zodra je de instelling hebt ingeschakeld, zie je een andere optie zichtbaar genaamd ‘Sta host toe om deelnemers toe te wijzen aan brainstormruimten tijdens het plannen’. Hiermee kunt u brainstormruimten maken en deelnemers daaraan toewijzen, zelfs voordat de vergadering van tevoren begint. Vergeet niet op de knop Opslaan te drukken als u klaar bent.
Breakoutruimtes gebruiken in Zoom
De stappen voor het maken en gebruiken van brainstormruimten in Zoom blijven hetzelfde voor zowel Windows- als macOS-desktopapps. Ik gebruik Windows voor deze handleiding.
Start Zoom’s desktop-app en log in als je dat nog niet hebt gedaan. Maak een nieuwe vergadering of plan er een. Beide zijn prima, omdat alleen de host breakoutruimten kan maken en niemand anders. Ik ben een nieuwe aan het maken.
Klik op de Meer-knop helemaal rechts om daar de Breakout Rooms-optie te vinden.
U ziet een pop-out waarin u kamers kunt maken en deelnemers in elke breakout-ruimte kunt besturen. Daaronder zijn twee opties. Met de optie Automatisch wijst Zoom deelnemers toe die u niet wilt. Kies dus de optie Handmatig om een optie te krijgen om te beslissen welke deelnemers naar welke breakoutroom gaan. Klik op Kamers maken als je klaar bent. U kunt deelnemers later altijd opnieuw toewijzen.
Je zou een andere pop-up moeten zien. Plaats de muisaanwijzer op de naam van de ruimte om de standaardnaam te wijzigen, namelijk Breakout Room 1 enzovoort. Klik op de knop Toewijzen om deelnemers aan die ruimte toe te wijzen. Hieronder vind je enkele opties, zoals timing en countdown. Klik op Voeg een kamer toe als je klaar bent.
Klik ten slotte op Alle kamers openen om de vergadering officieel te starten. Ik raad u aan deze functie met uw vrienden en familieleden te testen om er zeker van te zijn dat u het onder de knie krijgt. Vermijd last-minute klauteren en ongemakkelijke momenten.
Breakout Rooms-feiten
Er zijn een paar punten die u moet onthouden of in gedachten moet houden bij het gebruik van de breakoutroom-functie in Zoom. Je kent de ruimte en deelnemerslimieten al. Maar wist u dat Zoom bij het opnemen van een vergadering naar de cloud alleen de hoofdruimte opneemt, ongeacht in welke ruimte de host zich momenteel bevindt? Ja, ik kan geen breakout rooms opnemen.
Het sleutelwoord hier is ‘cloud’. Dat betekent dat als u een Zoom-oproep lokaal op uw computer opneemt, het de kamer zal opnemen waarin de host zich momenteel bevindt. De host kan ervoor kiezen om meerdere gebruikers toe te staan om de oproep op te nemen. Een voorbeeld kan zijn om één deelnemer per ruimte te laten opnemen. Laten we zeggen, het hoofd van de afdeling. Nu wordt elke kamer opgenomen, ongeacht waar de host zich bevindt.
De host moet lokale opname toestaan en deelnemers in staat stellen om op te nemen vanuit de instellingen om dit te laten gebeuren.
Het afbreken
De Breakout Rooms-functie van Zoom is best geweldig. En het is net zo gemakkelijk te gebruiken. Een betere manier om uw vergaderingen te organiseren. Handig als er veel te veel personeel is van verschillende afdelingen of lagen van de bevolking. Het zou ook moeten helpen met privacy, omdat je misschien niet wilt dat de werknemers horen wat je zojuist hebt besproken met het hoogste niveau. Ik verwacht dat de concurrentie snel zal inhalen. In de videoconferencing-sector wordt het steeds spannender.
Volgende:
Heb je een Zoom-vergadering opgenomen, maar moet je deze bewerken? Klik op het onderstaande om te leren hoe u dat kunt doen op zowel Windows als macOS.
