Hoe u uw externe medewerkers kunt helpen zich betrokken te voelen

Thuiswerken is niet nieuw voor mij, sterker nog, het is iets wat ik gewend ben. Naast jaren als freelancer en contractmedewerker voor verschillende publicaties, heb ik bijna 10 jaar gewerkt bij een organisatie waarvan het hoofdkantoor (en de meeste werknemers) in de omgeving van Boston was. Aangezien ik in New York City woon, betekende dat dat ik bijna uitsluitend via telefoon, e-mail en chat werkte. Het betekende ook dat ik ontdekte hoe geïsoleerd thuiswerken kan voelen.

Hoewel een deel van wat ik heb meegemaakt niet betrekking heeft op de huidige situatie, dacht ik dat wat ik in die tijd heb geleerd nuttig zou kunnen zijn voor bedrijven die hun best doen om hun werknemers aan het werk te houden met zo min mogelijk praktische en emotionele verstoring (gezien de situatie) .

Zorg ervoor dat iedereen over voldoende technologie beschikt

Toen ik voor het eerst op afstand begon te werken, was software voor videoconferenties zoals Zoom een ​​stuk minder efficiënt en een stuk duurder. Het resultaat was dat ik talloze vergaderingen met alleen audio bijwoonde, waarbij ik snel uit het oog verloor wie er aan het woord was of helemaal niet kon horen wat iemand zei. En wanneer persoonlijke gesprekken intens werden, zouden mensen geneigd zijn te vergeten dat externe medewerkers nog steeds aan de andere kant van de lijn zaten. Toen dat gebeurde, was het alsof ik geen volwaardige werknemer was.

Tegenwoordig, vanwege betere apps – en omdat bij veel bedrijven iedereen werkt op afstand – dat is niet zo’n probleem. Maar als uw bedrijf normaal gesproken geen vergaderingen met deelnemers op afstand huisvest, raad ik u aan om meteen een degelijke videoconferentietool te gebruiken. Zoom, Skype en Google Hangouts zijn drie plaatsen om te beginnen als u een klein bedrijf bent dat op zoek is naar iets dat snel en gratis beschikbaar is.

Goede softwaretools helpen niet als uw werknemer slechte hardware heeft. Als werknemers persoonlijke apparatuur (of dat nu computers of telefoons zijn) gebruiken om deel te nemen aan vergaderingen, zorg er dan voor dat hun technologie up-to-date is zodat ze volledig kunnen deelnemen aan online vergaderingen. Als ze constant afhaken vanwege een oude computer of telefoon met een slechte microfoon of omdat ze thuis traag internet hebben, kijk dan of je ze de apparatuur kunt geven die ze nodig hebben, zelfs op tijdelijke basis.

En als je IT’ers in je bedrijf hebt die nu thuis zitten, zorg dan dat ze beschikbaar zijn voor chat en/of telefonisch overleg. Even belangrijk is dat ze weten hoe ze met minder goed geïnformeerde mensen geduldig kunnen praten over audio- en visuele problemen.

In relatie :  CPU-aankoopgids 2021: waar u op moet letten bij een processor

Gebruik een chat-app

Slack of Microsoft Teams of welke instant chatservice je ook gebruikt, is je vriend. Het zorgt er niet alleen voor dat werknemers op de hoogte kunnen blijven van alle zaken die ze moeten regelen, maar het is ook van vitaal belang voor het soort sociale gesprekken waar de meeste werkplekken vol mee zijn, die niet langer persoonlijk plaatsvinden. Zorg dat er ten minste één kanaal in je chat-app is voor discussies over persoonlijke dingen, grappige dingen die zijn gebeurd of zorgen over het nieuws.

Ook wil je je chat-app gebruiken om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van het laatste bedrijfsnieuws. Welke voorzorgsmaatregelen worden er genomen op de werkplek (ervan uitgaande dat er nog mensen werken)? Waar kunnen ze terecht als ze vragen of noodgevallen hebben? Hoe gaat HR om met ziekteverzuim? Bij wie kunnen ze terecht als er in de tussentijd nog gewone vragen zijn?

En vergeet je freelancers en contractwerkers niet. Mensen die regelmatig met u samenwerken, maar normaal gesproken geen deel uitmaken van de dagelijkse zakelijke gesprekken, zullen bijzonder geïsoleerd raken. Als er een manier is om ze deel te laten uitmaken van het gesprek (misschien door ze beperkte toegang tot de chat-app te geven), zou dat een goede zaak zijn.

Zorg ervoor dat iedereen deelneemt aan zakelijke en sociale evenementen

Dit is misschien niet zo’n groot probleem in de huidige pandemie, terwijl de meeste mensen op afstand werken, maar het geldt nog steeds.

Zorg er tijdens vergaderingen voor dat alle deelnemers, nou ja, deelnemen. Sommige mensen, vooral degenen die niet gewend zijn om op afstand te werken, voelen zich in het begin misschien niet op hun gemak bij videoconferenties en blijven daarom achterover hangen.

Dwing mensen niet om voor de camera te verschijnen als ze dat niet willen. Hoewel videovergaderingen meestal beter werken als je het gevoel hebt dat je met een echte persoon praat, als een deelnemer zich ongemakkelijk voelt om voor de camera te staan ​​(of zich zorgen maakt over hoe rommelig hun huis is), zullen ze de vergadering ook doorbrengen afgeleid om alle aandacht aan de zaken te besteden.

Als jij of je medewerkers besluiten om een ​​virtuele bijeenkomst, Twitch-gamesessie, videoparty of ander sociaal evenement te houden, zorg er dan voor dat iedereen in het bedrijf hiervan op de hoogte is en wordt uitgenodigd. Natuurlijk kunt u afzonderlijke evenementen voor teams binnen het bedrijf houden, maar het is geen goed idee om werknemers van wie het werk meestal niet met anderen samenwerkt, verder te isoleren.

In relatie :  Hoe vecht je tegen gymgevechten in Pokémon Go

En als mensen meerdere weken thuis blijven werken, zorg er dan voor dat de sociale evenementen gevarieerd zijn, zodat iedereen betrokken kan raken bij minstens een of twee. U wilt werknemers die zich misschien al enigszins apart voelen vanwege etniciteit of andere aspecten van identiteit, zoals genderidentiteit, seksuele geaardheid of leeftijd, niet verder isoleren. Vragen om suggesties (in plaats van simpelweg aan te nemen wat jij leuk vindt, is wat ze leuk vinden) kan helpen.

Het zijn angstige tijden en voor veel mensen is het al moeilijk genoeg om zich op hun werk te concentreren. Ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken en gewenst voelt op hun werkplek, kan een grote bijdrage leveren aan het voortbestaan ​​van een bedrijf.

Moyens Staff
Moyens I/O Staff heeft je gemotiveerd door je advies te geven over technologie, persoonlijke ontwikkeling, levensstijl en strategieën die je zullen helpen.