Ik ben er zeker van dat er voor de meesten van ons verschillende software/apps/diensten zijn die essentieel of op zijn minst een grote hulp zijn in ons dagelijks leven. Het beheer ervan kan tijdrovend zijn. Zelfs met iets dat voor iedereen bekend is, zoals e-mail, hebben onze apps de neiging om veel te veel van onze tijd in beslag te nemen. Maar wat als we bepaalde taken zouden kunnen automatiseren op basis van triggers? Denk bijvoorbeeld aan dit scenario. “Als mijn baas me een e-mail stuurt, stuur me dan een sms”.
Met Flow van Microsoft en IFTTT kunnen we acties instellen die moeten worden uitgevoerd met compatibele apps op basis van bepaalde voorwaarden. Van het ontvangen van sms-berichten wanneer een belangrijk iemand je een e-mail stuurt of het inschakelen van je slimme verlichtingssysteem op een bepaald moment, deze twee apps zijn bedoeld om ons slimmer te laten werken door monotone taken te automatiseren met als doel ons uiteindelijk in staat te stellen meer te bereiken.
Stromen
Aangezien Flow de nieuwkomer is in de automatiseringswereld, zullen we er eerst mee beginnen. Het doel van Flow is om geautomatiseerde workflows te creëren tussen de apps en services die we waarderen om zo de hoeveelheid werktijd te verminderen.
Opmerking:
Hoewel het een relatief nieuwe service is die wordt aangeboden, maakt Flow het mogelijk om workflows te creëren met verschillende bekende apps en services die al door velen worden gebruikt om hun productiviteit te verhogen. De volledige lijst met compatibele apps/services kan hier worden bekeken.
Hoe bouw je een stromen
EEN stromen is de term die wordt gegeven aan een geautomatiseerd proces dat is gemaakt met Flow van Microsoft. Om een stromen, u moet eerst uw browser naar de Mijn stromen gedeelte van de website.
U kunt dan een stromen ofwel volledig vanaf nul of u kunt beginnen met het bouwen van een op basis van een sjabloon.
Enkele van de beschikbare stromen zijn:
- Niet-Engelse e-mails vertalen
- E-mail jezelf nieuwe Tweets over een bepaald zoekwoord
- Stuur me een e-mail wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan een SharePoint Online-lijst
- Post op Yammer als nieuwe tweets overeenkomen met hashtag
Die 4 voorbeelden alleen al geven inzicht in hoe krachtig Flow is. We zullen echter doornemen hoe u een stromen helemaal opnieuw om alle verschillende soorten activiteiten die mogelijk zijn te benadrukken.
Op de Mijn stromen pagina, moet u selecteren: Van blanco maken in plaats van Blader door sjablonen. Van daaruit wordt u gevraagd welk type stromen u wilt creëren.
Bekijk de momenteel beschikbare opties en selecteer de optie die u wilt gebruiken. Voor dit voorbeeld zullen we een stromen die een nieuwe taak creëert in de takenlijst-app Wunderlist wanneer een belangrijke e-mail in je inbox wordt afgeleverd.
Als u ervoor hebt gekozen een service te gebruiken waarvoor u zich moet aanmelden om deze te gebruiken, moet u eerst een soort authenticatieproces doorlopen.
Nadat dat is voltooid, kunt u doorgaan met het maken van uw taak. In ons geval werden we gevraagd om te selecteren welke Wunderlist-lijst we moesten controleren op nieuwe taken. In onze taak moesten we het bijbehorende mappad in onze e-mailinbox en eventuele andere relevante voorwaarden invullen. In dit geval e-mails met ‘Belangrijk’ in de Onderwerp veld wordt gemarkeerd.
Na het instellen van de e-mailparameters moeten we nu de parameters voor Wunderlist instellen. Er wordt een taak toegevoegd aan de lijst met de naam Begeleidende technologie in Wunderlist wanneer een nieuwe e-mail wordt verzonden. Deze taak krijgt de titel van het onderwerp van de e-mail.
Nadat deze stap is voltooid, selecteert u Stroom creëren en dan kun je het testen om te zien of het werkt.
Er wordt een test-e-mail verzonden en we kunnen zien of elke stap in de stromen proces is geslaagd en de hoeveelheid tijd die nodig was om te worden uitgevoerd.
Hier is de gemaakte taak.
Dit is slechts één type activiteit dat kan worden uitgevoerd en we kunnen nu al zien hoe krachtig het is. In plaats van het onthouden van het beantwoorden van belangrijke e-mails aan het toeval over te laten, kunt u automatisch een notitie laten maken in Wonderlijst.
Er zijn verschillende soorten verschillende acties die kunnen worden uitgevoerd en er kunnen meerdere voorwaarden worden opgegeven voordat een actie wordt uitgevoerd. Er kunnen ook meerdere acties worden uitgevoerd. Je kunt ook plannen stroomt.
Flow heeft een verscheidenheid aan verschillende opties waarmee gebruikers op creatieve wijze eentonige, tijdrovende taken kunnen automatiseren.
IFTTT
IFTTT combineert functionaliteiten van verschillende apps/services om taken te automatiseren.
De verschillende online diensten die via IFTTT beschikbaar zijn, worden op de website kanalen genoemd. Momenteel zijn er meer dan 300 verschillende kanalen beschikbaar van waaruit je acties kunt maken om dingen te automatiseren.
Geautomatiseerde taken op IFTTT worden aangeduid als: recepten. Hoe klinkt dit in vergelijking met? stromen?
Hoe maak je een recept?
Om een recept, moet u zich eerst aanmelden voor een account. Nadat u deze stap hebt voltooid, selecteert u Mijn Recepten en dan hit Maak een recept.
U kunt nu een tekst zien die zegt: als dit dan dat in vet gezicht. Klik op Dat om te beginnen met het maken van uw recept.
U moet nu het kanaal selecteren waarmee u wilt werken.
We zullen een voorbeeld doornemen met de bekende Zak app die wordt gebruikt om links op te slaan die u later wilt bekijken.
Nadat u verbinding heeft gemaakt met de app door op te klikken Aansluitenafhankelijk van het kanaal dat u selecteert, moet u zich mogelijk aanmelden bij de app en autorisatie instellen voor gebruik met IFTTT.
We zullen een recept opzetten dat een actie activeert nadat een nieuw item is toegevoegd aan Zak.
U kunt nu de . selecteren Dat onderdeel van je recept.
In dit voorbeeld kiezen we ervoor om een e-mail te laten versturen via Gmail wanneer een link wordt toegevoegd aan Zak.
Dit recept stuurt een e-mail met de titel van de opgeslagen link als onderwerp van de e-mail en de link wordt in de e-mail opgenomen.
Hier is de e-mail die kort na het opslaan van een link is ontvangen.
IFTTT maakt het automatiseren van taken vrij eenvoudig. Er zijn meer dan 300 kanalen waaruit u kunt kiezen. U selecteert gewoon de twee die u wilt combineren en gebruikt de beschikbare functionaliteit om uw productiviteit te verbeteren.
Conclusie
Met Flow kun je zeer gedetailleerde processen maken en echt inbellen op wat je wilt automatiseren. Omdat het een relatief nieuw platform is, bent u echter beperkt in termen van de apps / services die u ermee kunt gebruiken. Dat gezegd hebbende, lijkt het gericht te zijn op bedrijven, omdat je je moet aanmelden met een zakelijke e-mail. Er zijn ook tal van apps beschikbaar voor gebruik in stroomt zoals Slack en Trello, die vaak worden gebruikt door teams en bedrijven.
IFTTT daarentegen bestrijkt een breder scala aan apps, waardoor je zelfs dingen kunt doen zoals een slim verlichtingssysteem bedienen of zelfs de achtergrond van je Android-apparaat wijzigen op basis van gespecificeerde omstandigheden. Je bent echter beperkt tot een enkel ‘als dit dan dat’-recept in tegenstelling tot Flow waar verschillende acties en voorwaarden kunnen worden gecombineerd.
Als u op zoek bent naar automatisering die specifiek is gericht op het stroomlijnen van een bedrijf, zou ik moeten zeggen dat Flow de beste keuze is. Als u enkele van uw dagelijkse taken wilt automatiseren, kies dan voor IFTTT. De ene dienst is niet per se beter dan de andere. Ze zijn gewoon beter geschikt voor verschillende dingen vanwege de manier waarop ze zijn ontworpen.
LEES OOK: Taken automatiseren op Windows met behulp van Actions
